Het runnen van een (Seveso) bedrijf brengt een grote verantwoordelijkheid met zich mee. Niet alleen naar je eigen werknemers en contractors, maar ook naar de omgeving waar je bent gevestigd. Omdat een ongeluk soms in een klein hoekje zit, en de consequenties ervan desastreus kunnen zijn, is het cruciaal om goede banden te onderhouden met jouw belanghebbenden. Het CCPS gebruikt hier een mooie term voor: ‘stakeholder outreach’. In deze blogs ga ik hier nader op in.
Namen als Chemours, BP en Shell roepen bij veel mensen een negatief beeld op. Veel mensen denken dan aan PFAS-lozingen in het milieu, aan grote olieplassen in de oceaan of aan de uitstoot van broeikasgassen waardoor de aarde snel opwarmt. Hoewel dit extreme voorbeelden zijn, kan elk bedrijf te maken krijgen met vervelend nieuws als onverhoopt iets mis zou gaan of als bijvoorbeeld de resultaten van Seveso-inspecties openbaar worden gemaakt. Omdat incidenten en slecht nieuws nooit helemaal zijn uit te sluiten, is het belangrijk om een goed stakeholder programma op te zetten zodat je kunt rekenen op meer begrip, steun en zelfs positieve communicatie door jouw belanghebbenden, ook als er iets mis is gegaan. Het doel van ‘stakeholder outreach’ is om vertrouwen te creëren bij jouw belangrijkste stakeholders, maar hoe doe je dat dan? Welke onderdelen zou ik in een stakeholder programma de meeste aandacht geven om te zorgen dat we vertrouwen bouwen?
- Ken je belangrijkste belanghebbenden
Zorg dat je de organisaties en personen kent die voor jou het belangrijkst zijn. Breng in kaart wat hun belangen zijn en welke eisen ze stellen aan jouw organisatie. Doe dit gestructureerd en werk deze inventarisatie tenminste 2x per jaar bij (op MT-niveau). Neem tenminste de volgende groepen mee:
– overheidsinstanties
– buurbedrijven
– omwonenden
– brancheverenigingen
- Creëer een cultuur van openheid
CCPS omschrijft ‘stakeholder outreach’ als een proces waarbij dialoog en het opbouwen van een relatie met belanghebbenden cruciaal is vanuit een basis dat accurate informatie wordt verstrekt. Dat betekent dus dat je informatie beschikbaar moet maken voor jouw belanghebbenden. Deels kan dat wellicht via open kanalen (een goede website) maar beter werkt het om in face-to-face overleggen informatie te geven die voor belanghebbenden relevant is. Zorg dat niet 1 persoon (of afdeling) binnen jouw organisatie hierbij betrokken is, maar betrek meerdere personen/afdelingen (ook de operatie). Bouw aan relaties op verschillende niveaus en zorg dat deze elkaar versterken, en hou dit vol voor langere tijd. - Organiseer overlegmomenten
Plan tenminste 2x per jaar met elke stakeholder(groep) momenten in om samen te verkennen of de samenwerking goed verloopt, of de informatiebehoefte voldoende wordt ingevuld en waar verbetermogelijkheden liggen. - Luister naar de behoeftes
Vaak zijn we geneigd om informatiesessies vol te stoppen met informatie waarvan wij denken dat belanghebbenden dit belangrijk vinden. En dat doen we dan door meerdere sprekers achter elkaar aan het woord te laten om een verhaal uit te leggen. Minder gebruikelijk is het om ruim de tijd te nemen om goed te luisteren naar de behoeften van belanghebbenden en juist het proces te faciliteren om deze behoeften op tafel te krijgen. Betrek belanghebbenden actief bij de uitwerking van jouw stakeholder programma zodat zij zich betrokken voelen en met een kort lijntje input kunnen leveren. - Gebruik de juiste mix van communicatiemiddelen
Externe communicatie kan op verschillende manieren plaats vinden. Bedenk op voorhand welke vormen jou en je stakeholders het best helpen om vertrouwen te bouwen in elkaar. Websites of what’s app groepen dienen verschillende doelen, maar kunnen ingezet worden voor verschillende informatiebehoeftes. Fysiek contact en locatiebezoeken zijn vaak het meest effectief om te werken aan vertrouwen, zeker als deze gecombineerd worden met positieve, sociale momenten.