De zoektocht naar onderliggende oorzaken van problemen (of incidenten) is een proces dat niet altijd even gemakkelijk verloopt, soms omdat het probleem erg complex is en de nodige tijd en moeite vraagt om goed in kaart te brengen, maar soms ook omdat de voorgeschreven analysemethoden niet echt helpen. Organisaties hanteren verschillende methodes voor verschillende soorten problemen (technisch, organisatorisch, mensgericht) die ook door verschillende disciplines worden toegepast. Op zich begrijpelijk dat we met het juiste gereedschap specifieke problemen proberen op te lossen, maar ook lastig als de methodes alleen door specialisten gehanteerd (kunnen) worden.

In meerdere organisaties heb ik gemerkt dat het 5Why model eenvoudig is toe te passen en makkelijk is aan te leren. Het gaat er in feite om dat je tenminste enkele keren (5 is een richtgetal) de ‘waarom’ vraag stelt over een feit dat je hebt vastgesteld. Wel is het daarbij belangrijk dat je scherp bent in het formuleren van deze antwoorden, omdat je anders snel afdwaalt van het probleem dat je probeert te ontleden. Door meerdere keren de ‘waarom’ vraag te stellen, kom je steeds dichter bij de onderliggende factoren die ertoe hebben geleid dat een bepaald probleem zich voor heeft gedaan. Deze onderliggende factoren zijn dus niet gewenst, en beïnvloeden wellicht ook andere zaken negatief in jouw bedrijfsvoering. Door die onderliggende factoren aan te pakken, voorkom je niet alleen een volgend soortgelijk probleem (of incident), maar maak je een deel van jouw organisatie sterker en minder kwetsbaar.

Een paar tips om 5Why onderzoeken goed te kunnen uitvoeren:

1. Betrek de mensen die direct betrokken waren bij het probleem (incident). Laat hen de antwoorden geven op de (eerste) ‘waarom’ vragen. Je zult merken dat zij vaak al heel goed weten waar het onderliggende probleem zit.
   
2. Maak een 5Why schema, gewoon met post its op tafel of op een schrijfbord. Door te visualiseren welke factoren aanleiding gaven tot het probleem (vaak ook zijn dat feiten die zich eerder in de tijd hebben voorgedaan) krijg je een duidelijker inzicht in verbanden.
   
3. Doe een 5Why onderzoek in een klein groepje en spreek hardop tegen elkaar uit welke verbanden (oorzaken) je denkt te zien na het stellen van de ‘waarom’ vraag. Daag elkaar uit dat je voldoende specifiek bent in het benoemen van onderliggende factoren, en zorg dat je zo feitelijk mogelijk blijft.