Het nut van (SHE/Q) audits wordt vaak niet op waarde geschat. Hoe komt dit toch? Waarom leveren ze niet de meerwaarde die nodig is? In deze blog ga ik in op mijn ervaringen en hoe audits echt iets kunnen toevoegen.

Zowel externe als interne audits kunnen enorm helpen om zwakke plekken bloot te leggen (in je managementsysteem). Hierdoor heb je de mogelijkheid om tijdig in te grijpen, en zo te voorkomen dat schade optreedt. Maar dat vraagt wel dat audits van goede kwaliteit zijn, en niet alleen open deuren intrappen die iedereen al wist. Door een goede voorbereiding en gerichte, open interviews kunnen audits een meerwaarde opleveren. Maar ook een goede rapportage/terugkoppeling helpt om auditbevindingen geaccepteerd te krijgen en samen te werken aan verbetering.

De volgende tips kunnen je hopelijk helpen.

1) Investeer in bekwame auditors met oprechte interesse om in andere afdelingen kritisch te kijken naar de werkprocessen.
2) Gebruik de norm(tekst) en checklists als hulpmiddel en richt je op het doel achter de eis waarvan je de naleving toetst.
3) Een goede voorbereiding is het halve werk. Lees je goed in in het onderwerp dat je gaat auditen. Vraag relevante documenten tevoren op, zodat je goed voorbereid het gesprek in gaat en de juiste (vervolg)vragen kan stellen. Stem met de procesverantwoordelijke vooraf af waar mogelijke zorgen zitten die je kunt meenemen in je audit.
4) Haak in op de informatie die uit het gesprek naar voren komt, en blijf niet krampachtig vasthouden aan jouw checklist. Door dynamisch in te gaan op de voorbeelden die ter tafel komen, kun je samen met de geïnterviewde zoeken naar verbetermogelijkheden waar nodig.
5) Heb oprechte interesse in het werkproces dat je bespreekt, stel zoveel mogelijk open vragen en ga na of de uitvoering overeenkomt met hetgeen is bedoeld.
6) Rapporteer je observaties kort en bondig, zodat de geïnterviewde/afdeling begrijpt wat je hebt geconstateerd.
7) Positieve observaties mogen ook gedeeld worden, zeker als ze opvallend zijn en bijdragen aan trots.
8) Verwoord tekortkomingen/afwijkingen op zo’n manier dat ze uitnodigen om opgelost te worden.
9) Gebruik prioriteitstelling om de grote zaken van de kleine afwijkingen te onderscheiden.